تأخیر در آمادهسازی دسترسیها کارمند وارد سازمان میشود، اما هنوز حساب کاربری، ایمیل، دسترسی سامانهها، VPN یا سطح مجوزهای لازم آماده نیست.
فرمها و اسناد پراکنده اطلاعات پرسنلی، تعهدنامهها، مدارک هویتی، فرمهای اداری و مستندات آموزشی در ایمیل، فایلهای محلی یا پوشههای مختلف پخش میشوند.
نبود مالکیت روشن مشخص نیست هر کار در چه مرحلهای است، مسئول فعلی چه کسی است، کجا تأخیر رخ داده و چه اقدامی باید انجام شود.
۱ ثبت یا دریافت درخواست جذب فرایند میتواند از HRM، فرم داخلی، تأیید مدیر منابع انسانی یا API آغاز شود.
۲ ایجاد پرونده دیجیتال کارمند پرونده اولیه شامل اطلاعات هویتی، شغلی، واحد سازمانی، مدیر مستقیم، تاریخ شروع، نوع قرارداد و نقشهای موردنیاز ایجاد میشود.
۳ اجرای گردش کار بین واحدها وظایف منابع انسانی، IT، اداری، مالی، آموزش و مدیر مستقیم با SLA و اعلان مشخص به جریان میافتد.
۴ آمادهسازی دسترسیها و خدمات ایمیل، حساب کاربری، نقشها، دسترسی به سامانهها، تجهیزات، مستندات و آموزشهای پایه آماده میشود.
۵ داشبورد وضعیت و گزارش مدیریتی مدیران میتوانند ببینند چند نفر در مرحله ورود هستند، کدام کارها معطل مانده و میانگین زمان تکمیل فرایند چقدر است.
۰۱ فرمهای دیجیتال Onboarding فرم اطلاعات فردی، فرم تعهدات، فرم تحویل تجهیزات، فرم درخواست دسترسی، فرم معرفی به آموزش و فرم تأیید مدیر مستقیم.
۰۲ Workflow بینواحدی فرایند میتواند براساس واحد سازمانی، موقعیت شغلی، نوع قرارداد، محل خدمت یا سطح دسترسی موردنیاز، مسیرهای متفاوتی داشته باشد.
۰۳ مدیریت اسناد بارگذاری، طبقهبندی و نگهداری مدارک استخدامی، قراردادها، دستورالعملها و مستندات آموزشی در ساختاری امن و قابل جستجو.
۰۴ اعلان و یادآوری اعلان وظایف جدید، یادآوری کارهای معوق، هشدار تأخیر و اطلاعرسانی به کارمند و واحدهای مسئول.
۰۵ کنترل دسترسی نمایش اطلاعات و وظایف براساس نقش کاربر؛ منابع انسانی، IT، مدیر مستقیم، کارمند و مدیر ارشد هرکدام نمای اختصاصی دارند.
۰۶ یکپارچهسازی امکان اتصال به HRM، Active Directory/LDAP، سامانه مالی، اتوماسیون اداری، سامانه حضور و غیاب و سرویسهای داخلی از طریق API.
EzPortal Employee Onboarding Portal Digital Forms Workflow Engine Document Management Notifications Management Dashboard
Integration Layer REST API System Connectors Data Exchange Identity Integration Event-Based Integration
Employee Self-Service Portal این Use Case بهصورت مستقیم به پرتال کارکنان و ارائه خدمات داخلی سازمان متصل است.
Form Builder فرمساز امکان دیجیتالی کردن فرمهای استخدام، تعهدات، تجهیزات و دسترسیها را فراهم میکند.