Contract Management

قراردادهای سازمان را از پیگیری دستی به یک فرآیند دیجیتال، امن و قابل ردیابی تبدیل کنید.

راهکار مدیریت دیجیتال قراردادها بر پایه EzPortal، چرخه کامل قرارداد را از درخواست اولیه، تهیه پیش‌نویس و بررسی‌های تخصصی تا تایید، امضا و ابلاغ در یک بستر یکپارچه مدیریت می‌کند.

این راهکار امکان بایگانی متمرکز قراردادها، پایش تعهدات، کنترل سررسیدها، مدیریت تمدید و دسترسی به گزارش‌های دقیق و قابل ردیابی را برای واحدهای حقوقی، مالی، فنی و مدیریتی فراهم می‌کند.

مشاوره مشاهده قابلیت‌ها

درخواست قرارداد

EzPortal Contract Management

تهیه پیش‌نویس

بارگذاری مستندات

بررسی حقوقی، مالی و فنی

تایید و امضا

ابلاغ و بایگانی

پایش تعهدات و تمدید

درخواست دمو مشاهده قابلیت‌ها

Business Problem

وقتی قراردادها در ایمیل، فایل اکسل، پوشه‌های شبکه و پیگیری تلفنی پراکنده‌اند، کنترل واقعی از دست می‌رود.

در سازمان‌های بزرگ، قرارداد فقط یک فایل Word یا PDF نیست. قرارداد یک فرآیند زنده است؛ از درخواست واحد متقاضی شروع می‌شود، وارد بررسی‌های حقوقی و مالی می‌شود، چندین بار اصلاح می‌شود، به تایید مدیران می‌رسد، اجرا می‌شود، تعهدات دارد، سررسید دارد، تمدید دارد و در نهایت باید قابل استناد، قابل جستجو و قابل گزارش باشد.

نبود دید یکپارچه

مدیران نمی‌دانند هر قرارداد در چه مرحله‌ای است، چه کسی آن را متوقف کرده و چه ریسکی در حال شکل‌گیری است.

ریسک حقوقی و مالی

فراموشی سررسید تمدید، نبود نسخه نهایی معتبر یا عدم ثبت کامل اصلاحات، می‌تواند هزینه سنگینی ایجاد کند.

فرآیندهای کند

رفت‌وبرگشت دستی بین واحدها باعث طولانی شدن زمان انعقاد قرارداد و کاهش بهره‌وری تیم‌ها می‌شود.

Solution Narrative

مدیریت قرارداد در EzPortal یک «Use Case» ترکیبی است؛ فرم، گردش کار، مدیریت سند، اعلان، سطح دسترسی و گزارش در کنار هم.

این صفحه یک Feature Page نیست. مدیریت دیجیتال قراردادها یک سناریوی واقعی سازمانی است که از چند قابلیت EzPortal استفاده می‌کند: Form Builder برای ثبت درخواست، Workflow Engine برای گردش بررسی و تایید، Document Management برای نگهداری مستندات، Notification Center برای یادآوری‌ها، Search Engine برای بازیابی سریع، Security Center برای کنترل دسترسی و Reporting & Analytics برای پایش مدیریتی.

مرحله چرخه قرارداد	قابلیت EzPortal	ارزش سازمانی
ثبت درخواست	فرم‌ساز و اعتبارسنجی داده	استانداردسازی ورودی‌ها و کاهش درخواست‌های ناقص
بررسی و تایید	Workflow Engine و Rule Engine	کاهش زمان گردش، شفافیت مسئولیت‌ها و حذف پیگیری دستی
مدیریت نسخه‌ها	Document Management	تشخیص نسخه معتبر و ثبت سابقه تغییرات
سررسید و تعهدات	Notification Center و Reporting	کاهش ریسک فراموشی تمدید، پرداخت، ضمانت‌نامه و تعهدات
کنترل دسترسی	RBAC، SSO و Audit Log	حفاظت از اطلاعات حساس و ثبت رویدادهای قابل ممیزی

قابلیت‌های کلیدی راهکار مدیریت قرارداد

پرونده دیجیتال قرارداد

هر قرارداد یک پرونده ساخت‌یافته دارد؛ شامل اطلاعات پایه، طرف قرارداد، مبلغ، تاریخ‌ها، فایل‌ها، الحاقیه‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، مکاتبات و وضعیت جاری.

گردش تایید چندمرحله‌ای

مسیر بررسی می‌تواند بر اساس نوع قرارداد، مبلغ، واحد متقاضی، ریسک حقوقی یا سطح سازمانی به‌صورت پویا تغییر کند.

مدیریت نسخه و الحاقیه

نسخه‌های پیش‌نویس، اصلاح‌شده، تاییدشده و نهایی از هم جدا می‌شوند تا ابهام در نسخه معتبر قرارداد حذف شود.

یادآوری سررسیدها

تمدید، پایان اعتبار، ضمانت‌نامه، تعهدات پرداخت و زمان بازنگری قرارداد با اعلان‌های هوشمند پیگیری می‌شود.

جستجوی سازمانی

کاربران مجاز می‌توانند بر اساس طرف قرارداد، شماره، موضوع، واحد، مبلغ، تاریخ، وضعیت و کلیدواژه، قراردادها را پیدا کنند.

داشبورد مدیریتی

مدیران می‌توانند تعداد قراردادهای فعال، در انتظار تایید، نزدیک به سررسید، تمدیدشده یا پرریسک را در داشبورد مشاهده کنند.

Architecture

معماری پیشنهادی برای مدیریت قراردادها

این راهکار می‌تواند به‌عنوان یک Use Case مستقل روی EzPortal پیاده‌سازی شود و هم‌زمان با سامانه‌های مالی، ERP، اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد، منابع انسانی و احراز هویت سازمان یکپارچه شود.

Users / Departments

Contract Owners
Legal Department
Finance Department
Managers & Approvers

Contract Request & Workflow Layer

Contract Request Form
EzPortal Workflow Engine
Rules & SLA
Multi-Level Approvals
Role-Based Access

EzPortal Enterprise Services

Document Management
Notification Center
Reporting & Analytics
Security Center / RBAC / Audit
API Framework

Enterprise Systems

ERP / Finance
HRM
DMS
SSO / LDAP / Active Directory
Email / SMS

الزامات معماری و یکپارچه‌سازی

اتصال به Active Directory یا SSO برای احراز هویت کاربران
دریافت اطلاعات واحدها، مراکز هزینه یا طرف‌های قرارداد از سامانه‌های موجود
ارسال اعلان از طریق پرتال، ایمیل، پیامک یا کانال‌های داخلی
ثبت Audit Log برای مشاهده، ویرایش، تأیید و دانلود اسناد
تعریف سطح دسترسی براساس نقش، واحد، نوع قرارداد و محرمانگی

Enterprise Use Cases

سناریوهای قابل پیاده‌سازی

۰۱

قراردادهای خرید و تدارکات

از درخواست خرید تا بررسی تامین‌کننده، تایید مالی، بررسی حقوقی و ثبت نسخه نهایی قرارداد.

۰۲

قراردادهای پیمانکاری

مدیریت قراردادهای پروژه، صورت‌وضعیت‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، الحاقیه‌ها و تعهدات اجرایی.

۰۳

قراردادهای منابع انسانی

مدیریت قراردادهای همکاری، تمدید، تغییر وضعیت، مستندات پرسنلی و گردش تایید داخلی.

۰۴

قراردادهای فروش و مشتریان

ثبت قراردادهای مشتری، سطح خدمات، تعهدات، تمدیدها و ارتباط با پرتال مشتریان.

۰۵

قراردادهای محرمانه

کنترل سطح دسترسی، ثبت رویدادها و محدودسازی مشاهده یا دانلود برای اسناد حساس.

۰۶

قراردادهای بین شرکتی در هلدینگ

مدیریت قراردادها میان شرکت‌های زیرمجموعه، واحدهای ستادی و شرکت مادر.

Enterprise Use Cases

سناریوهای قابل پیاده‌سازی

راهکار مدیریت قرارداد EzPortal برای طیف گسترده‌ای از فرآیندهای قراردادی قابل استفاده است؛ از قراردادهای خرید و پیمانکاری گرفته تا قراردادهای منابع انسانی، فروش، قراردادهای محرمانه و قراردادهای بین شرکت‌های یک هلدینگ. تمامی این سناریوها بر روی یک بستر یکپارچه، قابل کنترل، قابل جستجو و قابل گزارش مدیریت می‌شوند.

قراردادهای خرید و تدارکات

از درخواست خرید تا بررسی تامین‌کننده، تایید مالی، بررسی حقوقی و ثبت نسخه نهایی قرارداد.

قراردادهای پیمانکاری

مدیریت قراردادهای پروژه، صورت‌وضعیت‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، الحاقیه‌ها و تعهدات اجرایی.

قراردادهای منابع انسانی

مدیریت قراردادهای همکاری، تمدید، تغییر وضعیت، مستندات پرسنلی و گردش تایید داخلی.

Business Outcomes

نتیجه مورد انتظار برای سازمان

1

کاهش زمان چرخه قرارداد

با حذف پیگیری‌های دستی، مشخص شدن مسئول هر مرحله و ارسال اعلان‌های خودکار.

2

کاهش ریسک فراموشی

سررسیدهای تمدید، ضمانت‌نامه و تعهدات کلیدی به‌صورت فعال پایش می‌شوند.

3

شفافیت مدیریتی

مدیران به‌جای جستجو در فایل‌ها و ایمیل‌ها، وضعیت قراردادها را در داشبورد می‌بینند.

فرآیند قراردادهای سازمان خود را دیجیتال، قابل ردیابی و امن کنید.

اگر قراردادها هنوز بین ایمیل، فایل، اکسل و پیگیری تلفنی جابه‌جا می‌شوند، EzPortal می‌تواند یک بستر یکپارچه برای مدیریت چرخه کامل قراردادها فراهم کند.

مشاوره مشاهده راهکار Workflow Automation