طراحی فرآیند تعریف مراحل، وضعیتها، مسیرهای تأیید، نقشها و قواعد تصمیمگیری برای هر نوع درخواست سازمانی.
اجرای کنترلشده هدایت خودکار درخواستها بین کاربران، واحدها، مدیران و سامانههای متصل براساس قوانین تعریفشده.
پایش و بهبود ثبت وضعیت، زمان انجام، تأخیر، ارجاعها، خطاها و دادههای عملیاتی برای تحلیل و بهینهسازی فرآیندها.
۰۱ تعریف مراحل فرآیند هر فرآیند میتواند شامل شروع، بررسی، تأیید، ارجاع، بازگشت، رد، تکمیل و بایگانی باشد.
۰۲ مسیرهای شرطی مسیر فرآیند براساس مبلغ، نوع درخواست، واحد سازمانی، نقش کاربر یا دادههای فرم تغییر میکند.
۰۳ ارجاع نقشمحور کارها به شخص ثابت وابسته نمیمانند و میتوان آنها را براساس نقش، سمت، واحد یا سطح دسترسی هدایت کرد.
۰۵ اعلان و یادآوری ارسال اعلان داخلی، ایمیل یا پیامک برای وظایف جدید، تأخیرها، تغییر وضعیت و تصمیمهای مهم.
۰۶ ثبت رویدادها تمام تصمیمها، تغییر وضعیتها، ارجاعها و عملیات مهم برای حسابرسی و ردیابی ثبت میشوند.
۰۸ گزارشگیری مدیریتی ارائه داده برای تحلیل حجم درخواستها، زمان انجام، تأخیر، عملکرد واحدها و کیفیت اجرا.
۰۹ یکپارچهسازی API فراخوانی سرویسهای بیرونی، دریافت داده از سامانهها و ارسال نتیجه فرآیند به سیستمهای دیگر.
کنترل دسترسی مرحلهای ممکن است یک کاربر فقط در یک مرحله خاص مجاز به مشاهده یا ویرایش بخشی از دادهها باشد. این سطح از کنترل برای سازمانهای بزرگ ضروری است.
تفکیک وظایف در فرآیندهای حساس، ثبتکننده درخواست، بررسیکننده و تأییدکننده نهایی نباید یک فرد یا یک نقش واحد باشند.
Audit Trail هر تصمیم باید قابل ردیابی باشد؛ چه کسی، در چه زمانی، روی چه دادهای و با چه سطح دسترسی، چه عملیاتی انجام داده است.
هماهنگی با معماری امنیتی پلتفرم Workflow Engine باید با احراز هویت، نقشها، سیاستهای دسترسی، SSO، MFA و سایر الزامات امنیتی کل پلتفرم هماهنگ باشد.
درخواستهای منابع انسانی مرخصی، مأموریت، دورکاری، گواهی اشتغال، درخواست تجهیزات و تغییر اطلاعات پرسنلی.