C قبل از جلسه درخواست تشکیل جلسه، تعیین هدف، تنظیم دستور جلسه، انتخاب شرکتکنندگان، ضمیمه کردن مدارک، ارسال دعوتنامه و تأیید دستور جلسه.
M حین جلسه ثبت حضور، یادداشتها، تصمیمها، نظرات، تغییرات دستور، رأیگیری در صورت نیاز، تعیین مسئول اقدام و ثبت مهلت انجام.
A بعد از جلسه نهاییسازی صورتجلسه، گردش تأیید، ابلاغ مصوبات، پیگیری اقدامات، یادآوری مهلتها، گزارشگیری و آرشیو امن.
01 تقویم و برنامهریزی جلسه ثبت درخواست جلسه، تعیین زمان، مکان، نوع جلسه، سطح محرمانگی، برگزارکننده، دبیر جلسه و فهرست شرکتکنندگان.
02 دستور جلسه ساختیافته تعریف موضوعات، زمان تقریبی هر موضوع، اولویت، مسئول ارائه، مدارک مرتبط و وضعیت تأیید دستور جلسه.
03 صورتجلسه الکترونیکی ثبت تصمیمها، مذاکرات کلیدی، جمعبندیها، مصوبات، پیوستها و نسخه نهایی صورتجلسه در ساختاری استاندارد.
04 پیگیری مصوبات تبدیل هر مصوبه به اقدام قابل پیگیری با مسئول، مهلت، اولویت، وضعیت، درصد پیشرفت، یادآوری و تاریخچه تغییرات.
05 گردش تأیید ارسال صورتجلسه یا مصوبات برای بازبینی و تأیید دبیر جلسه، مدیر جلسه، اعضای کمیته یا مقام تصمیمگیر.
06 آرشیو و جستجو دسترسی سریع به جلسات، مصوبات، مدارک و تصمیمهای قبلی بر اساس موضوع، کمیته، تاریخ، مسئول، واحد و وضعیت.
07 اعلان و یادآوری ارسال یادآوری برای دعوت جلسه، تأیید دستور، انتشار صورتجلسه، نزدیک شدن موعد اقدام و تأخیر در اجرای مصوبات.
08 داشبورد مدیریتی نمایش وضعیت جلسات، مصوبات باز، اقدامات عقبافتاده، عملکرد واحدها، نرخ تکمیل تصمیمها و گلوگاههای پیگیری.
۱ درخواست یا ایجاد جلسه جلسه میتواند توسط مدیر، دبیر کمیته، واحد سازمانی یا بر اساس یک فرایند دیگر ایجاد شود؛ مانند جلسه بررسی قرارداد، کمیته خرید، کارگروه پروژه یا جلسه رسیدگی به درخواستهای حساس.
۲ تعیین هدف، نوع و سطح محرمانگی نوع جلسه مشخص میشود: مدیریتی، کمیتهای، پروژهای، هیئتمدیره، شورای تخصصی، جلسه تصمیمگیری یا جلسه پیگیری. سطح محرمانگی نیز تعیین میکند چه کسانی حق مشاهده اطلاعات، مدارک و مصوبات را دارند.
۳ تنظیم دستور جلسه و مدارک موضوعات جلسه، زمان پیشنهادی هر موضوع، فرد ارائهدهنده، پیشنیازها و مدارک مرتبط ثبت میشود. در صورت نیاز، دستور جلسه قبل از ارسال دعوتنامه به تأیید مدیر جلسه میرسد.
۴ دعوت، تأیید حضور و آمادهسازی دعوتنامه برای افراد مجاز ارسال میشود. شرکتکنندگان میتوانند حضور خود را اعلام کنند، مدارک را مشاهده کنند و در صورت نیاز پیش از جلسه نظر یا فایل تکمیلی اضافه کنند.
۵ ثبت صورتجلسه و تصمیمها در زمان جلسه یا پس از آن، دبیر جلسه صورتجلسه را در قالب ساختیافته تکمیل میکند. هر تصمیم میتواند به مصوبه، اقدام، ارجاع یا درخواست جدید تبدیل شود.
۶ گردش بازبینی و نهاییسازی صورتجلسه برای بازبینی یا تأیید به افراد تعیینشده ارسال میشود. تغییرات، توضیحات، رد یا تأیید هر فرد در تاریخچه ثبت میشود تا نسخه نهایی قابل اتکا باشد.
۷ ابلاغ مصوبات و پیگیری اقدامات مصوبات به مسئولان اقدام ابلاغ میشود. هر اقدام دارای وضعیت، مهلت، یادآوری، مدارک تکمیلی و امکان گزارش پیشرفت است. تأخیرها قابل مشاهده و قابل پیگیری میشوند.
۸ گزارش، تحلیل و آرشیو اطلاعات جلسه، مصوبات و اقدامات در آرشیو امن قرار میگیرد و برای گزارشهای مدیریتی، ممیزی، پیگیری پروژهها و تحلیل عملکرد واحدها قابل استفاده میشود.
B جلسات هیئتمدیره و مدیران ارشد مدیریت دستور جلسه، صورتجلسه رسمی، سطح محرمانگی بالا، مصوبات راهبردی، پیگیری مسئولان ارشد و آرشیو قابل استناد.
C کمیتهها و شوراهای تخصصی کمیته خرید، کمیته امنیت، کمیسیون معاملات، شورای فناوری، کمیته منابع انسانی و جلسات دارای گردش تأیید و مستندات رسمی.
P جلسات پروژهای جلسات کنترل پروژه، پیگیری ریسک، بررسی تغییرات، هماهنگی پیمانکاران و تبدیل تصمیمها به اقدامهای قابل پیگیری.
O جلسات عملیاتی بینواحدی هماهنگی بین واحدهای مالی، حقوقی، فناوری، منابع انسانی، تدارکات و عملیات با ثبت تصمیمها و پیگیری تعهدات هر واحد.
R جلسات رسیدگی و تصمیمگیری بررسی درخواستها، شکایات، تغییرات مهم، رخدادهای امنیتی یا موضوعات حساس که نیازمند مستندسازی و سابقه تصمیم هستند.
H جلسات شعب و شرکتهای تابعه ایجاد الگوی واحد برای جلسات در شعب، مناطق یا شرکتهای زیرمجموعه و تجمیع مصوبات در داشبورد مرکزی.
R RBAC و سطح دسترسی نمایش جلسات، دستورها، مدارک و مصوبات بر اساس نقش، واحد، عضویت در کمیته، سطح محرمانگی و مجوزهای تعریفشده.
A Audit Trail ثبت تاریخچه ایجاد، ویرایش، مشاهده، تأیید، رد، انتشار، تغییر مهلت و تغییر مسئول برای پشتیبانی از ممیزی.
V نسخهبندی اسناد مدیریت نسخه دستور جلسه، مدارک پیوست و صورتجلسه نهایی برای جلوگیری از تعارض نسخهها.
S SSO و هویت سازمانی اتصال به لایه احراز هویت سازمانی و استفاده از هویت معتبر کاربر برای ثبت تصمیمها و تأییدها.
G سازمانهای دولتی مدیریت شوراها، کمیسیونها، کارگروهها، کمیتههای داخلی، جلسات استانی و پیگیری مصوبات رسمی در سطح واحدهای مختلف.
B بانک و مالی جلسات اعتباری، کمیته ریسک، امنیت اطلاعات، تحول دیجیتال، حاکمیت داده و مصوبات دارای حساسیت بالا.
P پتروشیمی و صنعت جلسات HSE، پروژه، تعمیرات، تأمین، پیمانکاران، عملیات و پیگیری اقدامهای بین واحدهای سایت و ستاد.
H هلدینگها جلسات شرکتهای تابعه، هیئتمدیره، کمیته سرمایهگذاری، گزارش عملکرد و تجمیع مصوبات در سطح گروه.
U دانشگاهها شوراهای آموزشی، پژوهشی، اداری، کمیتههای تخصصی و پیگیری مصوبات میان دانشکدهها، معاونتها و واحدهای ستادی.
M درمان و سلامت جلسات مدیریتی، کمیتههای کیفیت، تجهیزات، ایمنی بیمار، منابع انسانی و پیگیری تصمیمهای حساس عملیاتی.
1 شناخت انواع جلسه فهرست جلسات رسمی، کمیتهها، شوراها، جلسات پروژهای و سطح محرمانگی هرکدام مشخص میشود.
2 طراحی قالبها قالب دستور جلسه، صورتجلسه، مصوبه، اقدام، گردش تأیید و سطوح دسترسی برای هر نوع جلسه طراحی میشود.
3 راهاندازی پایلوت یک یا چند کمیته مهم به عنوان پایلوت انتخاب میشوند تا فرآیند واقعی، گزارشها و نیازهای اصلاحی مشخص شود.
4 گسترش سازمانی پس از تثبیت مدل، جلسات سایر واحدها، داشبورد مدیریتی، اتصال به تقویم، DMS و فرایندهای مرتبط اضافه میشود.