درگاه اختصاصی برای هر شریک هر نماینده یا شریک تجاری میتواند پس از ورود، فقط خدمات، فرمها، فایلها، گزارشها و اطلاعیههای مرتبط با نقش، منطقه، سطح همکاری یا قرارداد خود را مشاهده کند.
مدیریت چرخه درخواستها درخواستهای فروش، پشتیبانی، مالی، قرارداد، آموزش، بازاریابی، گارانتی یا تأمین میتوانند با فرمهای اختصاصی و گردشکارهای مرحلهای مدیریت شوند.
کنترل اسناد و نسخهها کاتالوگها، مستندات فنی، قراردادها، فایلهای آموزشی، راهنماها، بخشنامهها و فایلهای فروش در محیطی متمرکز منتشر و نسخهبندی میشوند.
ارتباط ساختاریافته با واحدهای داخلی واحد فروش، مالی، حقوقی، پشتیبانی، آموزش و بازاریابی میتوانند از مسیرهای مشخص به درخواستهای شرکا پاسخ دهند و تمام اقدامات در پرونده شریک ثبت شود.
داشبورد عملکرد شبکه همکاری مدیران میتوانند وضعیت درخواستها، زمان پاسخگویی، میزان فعالیت، پروندههای باز، مناطق فعال و کیفیت تعاملات را در داشبوردهای مدیریتی مشاهده کنند.
یکپارچگی با سامانههای سازمان پورتال میتواند در صورت نیاز با CRM، ERP، مالی، انبار، فروش، تیکتینگ، BI، احراز هویت سازمانی و سایر سرویسهای داخلی یکپارچه شود.
۱ ثبت، اعتبارسنجی و ایجاد پروفایل شریک اطلاعات هویتی، حقوقی، حوزه فعالیت، منطقه، نوع همکاری، مدارک، مجوزها و سطح همکاری ثبت میشود. این مرحله میتواند به تأیید داخلی، بررسی حقوقی یا کنترل مدارک متصل شود.
۲ تعریف نقش، دسترسی و محدوده خدمات پس از تأیید، سطح دسترسی شریک مشخص میشود. برای مثال شریک فروش، نماینده خدمات، توزیعکننده منطقهای یا شریک استراتژیک میتواند خدمات متفاوتی ببیند.
۳ فعالسازی محتوا، قرارداد و آموزش اسناد قرارداد، فایلهای معرفی محصول، آموزشهای فروش، دستورالعملهای خدمات، قوانین برند، فرمها و اطلاعیهها به صورت کنترلشده در اختیار شریک قرار میگیرد.
۴ ثبت و پیگیری درخواستهای عملیاتی شریک درخواستهای خود را از مسیر مشخص ثبت میکند؛ مثل درخواست قیمت، ثبت فرصت فروش، درخواست پشتیبانی، درخواست کمپین، تمدید قرارداد یا پیگیری مالی.
۵ ارزیابی، گزارش و بهبود همکاری اطلاعات تعاملات، درخواستها، زمان پاسخگویی، وضعیت آموزش، سطح فعالیت و کیفیت همکاری به داشبوردهای مدیریتی منتقل میشود تا تصمیمگیری درباره شبکه شرکا دادهمحور شود.
1 ثبت فرصت فروش توسط نماینده نماینده میتواند فرصت فروش، مشتری بالقوه، محصول موردنظر، مبلغ احتمالی و مدارک لازم را ثبت کند. درخواست به واحد فروش ارجاع میشود و وضعیت آن برای نماینده قابل پیگیری است.
2 درخواست قیمت یا پیشفاکتور فرم درخواست قیمت میتواند اطلاعات استاندارد دریافت کند و پس از بررسی داخلی، پاسخ رسمی یا فایل خروجی در پورتال قرار گیرد.
3 مدیریت قرارداد و تمدید همکاری قراردادهای شریک، تاریخ انقضا، وضعیت تمدید، پیوستها، الحاقیهها و اقدامات لازم میتواند در یک مسیر قابل پیگیری مدیریت شود.
4 درخواست کمپین یا بودجه بازاریابی نماینده میتواند درخواست پشتیبانی بازاریابی، فایل تبلیغاتی، مشارکت در نمایشگاه یا بودجه کمپین ثبت کند و تأییدها از مسیر مشخص انجام شود.
5 آموزش و توانمندسازی شرکا فایلهای آموزشی، آزمونها، راهنماهای فروش، ویدئوها، پرسشهای متداول و مستندات محصول میتوانند بر اساس سطح شریک در دسترس قرار گیرند.
6 رسیدگی به تیکتها و مشکلات درخواستهای خدمات، مشکلات مشتری، ایرادات محصول، سؤالهای فنی یا درخواست پشتیبانی میتواند با وضعیت، اولویت، مسئول رسیدگی و SLA مدیریت شود.
فاز ۱: تحلیل شبکه شرکا شناسایی انواع شرکا، نقشها، فرآیندهای پرتکرار، اسناد حساس، درخواستهای اصلی و سامانههایی که باید به پورتال متصل شوند.
فاز ۲: طراحی MVP پورتال راهاندازی ورود امن، پروفایل شریک، کتابخانه اسناد، اطلاعیهها و چند فرم درخواست کلیدی برای شروع استفاده واقعی.
فاز ۳: افزودن گردشکار و SLA طراحی مسیر ارجاع، تأیید، پاسخ، اصلاح، بستن درخواست و ثبت رویداد برای درخواستهای فروش، مالی، حقوقی و پشتیبانی.
فاز ۴: اتصال و تحلیل اتصال تدریجی به سامانههای داخلی، ساخت داشبوردهای عملکرد، گزارشهای مدیریتی و بهینهسازی فرآیندها بر اساس داده واقعی.
Customer Portal برای سازمانهایی که هم مشتری نهایی و هم شبکه شریک دارند، پورتال مشتریان و پورتال نمایندگان باید از نظر نقشها، خدمات و مسیرهای ارتباطی تفکیک شوند.
Workflow Automation درخواستهای شرکا بدون گردشکار، دوباره به پیگیریهای دستی تبدیل میشوند. این Use Case به موتور گردشکار برای مدیریت درخواستها، تأییدها و مسیرهای عملیاتی وابستگی مستقیم دارد.
Identity & Access Management چون کاربران بیرونی به پورتال وارد میشوند، مدیریت هویت، نقش، نشست، دسترسی و ممیزی یکی از بخشهای کلیدی معماری پورتال نمایندگان است.