1 پیامهای گمشده در کانالهای مختلف ایمیل، پیامک، پیامرسان داخلی، تماس تلفنی و یادداشتهای غیررسمی باعث میشوند کاربر نداند کدام پیام الزامآور است و کدام فقط اطلاعرسانی عمومی.
2 نبود اولویت و زمینه همه پیامها یکسان نیستند. هشدار امنیتی، درخواست تأیید پرداخت، اطلاعیه عمومی و یادآوری تکمیل فرم باید سطح اهمیت و رفتار متفاوت داشته باشند.
3 عدم قابلیت پیگیری وقتی پیام از سامانه خارج میشود، معمولاً مشخص نیست چه کسی آن را دیده، چه زمانی اقدام کرده و آیا فرآیند به مرحله بعد منتقل شده است یا خیر.
۱ اعلانهای مبتنی بر رخداد هر رخداد در پرتال، فرم، گردش کار، سند، درخواست خدمت یا سامانه متصل میتواند منبع تولید اعلان باشد.
۲ هدفگذاری براساس نقش اعلانها میتوانند برای کاربران، گروهها، نقشها، واحدهای سازمانی یا سطوح مدیریتی خاص نمایش داده شوند.
۳ اولویتبندی و سطح اهمیت پیامهای فوری، هشدارهای امنیتی، اعلانهای عملیاتی و اطلاعیههای عمومی باید رفتار نمایشی متفاوت داشته باشند.
۴ Actionable Notifications اعلان فقط برای خواندن نیست؛ کاربر میتواند مستقیماً از اعلان وارد تأیید، رد، مشاهده جزئیات یا تکمیل اقدام شود.
۵ مرکز پیام شخصی هر کاربر یک نمای متمرکز از پیامهای جدید، خواندهشده، آرشیوشده، اقدامشده و در انتظار اقدام دارد.
۶ ردیابی و گزارش وضعیت ارسال، مشاهده، کلیک، اقدام و بیپاسخماندن اعلانها برای تحلیل فرآیند قابل استفاده است.
اتصال به Workflow Engine در هر مرحله از گردش کار، اعلان میتواند به درخواستکننده، تأییدکننده، جانشین، مدیر یا ناظر فرآیند ارسال شود.
اتصال به Form Builder ثبت فرم جدید، تغییر وضعیت فرم، نقص اطلاعات، نیاز به تکمیل یا ارجاع فرم میتواند به اعلان تبدیل شود.
اتصال به Document Management انتشار نسخه جدید، نیاز به بازبینی، انقضای سند، تغییر سطح دسترسی یا ارسال سند به واحد دیگر قابل اطلاعرسانی است.
اتصال به Security Center رخدادهای حساس مانند ورود ناموفق، تغییر نقش، تلاش دسترسی غیرمجاز یا تغییر تنظیمات امنیتی میتوانند هشدار تولید کنند.
Security-Aware Notifications برای اعلانهای حساس میتوان رفتار متفاوت، اولویت بالاتر و مسیر بررسی مشخص تعریف کرد.