Business Process Management

Business Process Management برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی

قابلیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در EzPortal به سازمان کمک می‌کند فرآیندهای عملیاتی، اداری، منابع انسانی، مالی، خدماتی و بین‌واحدی را از حالت پراکنده و وابسته به افراد خارج کند و آن‌ها را به جریان‌های دیجیتال قابل کنترل، قابل پایش و قابل بهبود تبدیل کند.

مشاوره مشاهده معماری BPM

مدل‌سازی فرآیند

EzPortal BPM Layer

فرم‌های دیجیتال

نقش‌ها و مسئولیت‌ها

قوانین کسب‌وکار

گردش کار

اجرای فرآیند

پایش عملکرد

گزارش‌گیری

بهبود مستمر

درخواست دمو مشاهده معماری BPM
مسئله سازمانی

فرآیندهایی که دیده نمی‌شوند، کنترل نمی‌شوند.

در بسیاری از سازمان‌ها، فرآیندها فقط روی کاغذ یا در ذهن چند کارمند باتجربه وجود دارند. درخواست‌ها با ایمیل، تماس، فایل اکسل، فرم چاپی یا پیام داخلی جابه‌جا می‌شوند. مدیر نمی‌داند یک درخواست در کدام مرحله مانده، کاربر نمی‌داند چه کسی باید پاسخ دهد و واحد فناوری اطلاعات برای هر تغییر کوچک مجبور است چندین سیستم جداگانه را بررسی کند.

BPM زمانی ارزش واقعی ایجاد می‌کند که فرآیند فقط «رسم» نشود، بلکه اجرا شود، به کاربران و نقش‌ها وصل شود، داده تولید کند، گزارش بدهد و با سامانه‌های دیگر تعامل داشته باشد. این همان نقشی است که EzPortal در کنار Workflow Engine و Form Builder ایفا می‌کند.

تعریف قابلیت

Business Process Management در EzPortal چیست؟

1

مدل‌سازی فرآیند

تعریف مراحل، نقش‌ها، مسیرها، شرایط، تأییدها، بازگشت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری در یک ساختار قابل اجرا.

2

اجرای فرآیند

اتصال فرآیند به فرم‌ها، کاربران، واحدها، اعلان‌ها، مجوزها و گردش کار عملیاتی در پرتال سازمانی.

3

بهبود فرآیند

پایش وضعیت، تحلیل زمان انجام، شناسایی گلوگاه‌ها و اصلاح فرآیند بر اساس داده واقعی.

BPM در برابر Workflow

Workflow بخشی از BPM است، نه جایگزین آن.

موتور گردش کار مسیر حرکت یک درخواست را اجرا می‌کند؛ اما BPM دید کامل‌تری دارد. BPM به سازمان کمک می‌کند فرآیند را از مرحله طراحی تا اجرا، پایش، تحلیل و اصلاح مدیریت کند.

بنابراین صفحه Workflow Engine درباره توان اجرای جریان‌هاست؛ اما این صفحه درباره مدیریت کل چرخه عمر فرآیند است.

    اجزای اصلی BPM

  • تعریف فرآیند و مراحل اجرایی
  • اتصال فرآیند به فرم‌های سازمانی
  • تخصیص نقش‌ها و مجوزهای دسترسی
  • اجرای قوانین تصمیم‌گیری
  • اعلان، یادآوری و Escalation
  • گزارش وضعیت، زمان و عملکرد فرآیند
معماری

معماری BPM در یک پلتفرم سازمانی

در EzPortal، BPM به‌صورت یک قابلیت جداافتاده عمل نمی‌کند. این قابلیت با لایه هویت، دسترسی، فرم، گردش کار، محتوا، اعلان، گزارش، API و سامانه‌های بیرونی مرتبط می‌شود تا فرآیندهای سازمانی واقعاً قابل اجرا باشند.

EzPortal BPM Layer

کارکنان

مدیران

مشتریان

پیمانکاران

Form Builder

Workflow Engine

RBAC

Notifications

ERP

HRM

CRM

DMS

REST API

قابلیت‌ها

قابلیت‌های کلیدی Business Process Management

۰۱

فرآیندهای چندمرحله‌ای

تعریف فرآیندهای ساده یا پیچیده با چندین مرحله، واحد، نقش و نقطه تأیید.

۰۲

قوانین تصمیم‌گیری

هدایت مسیر فرآیند بر اساس نوع درخواست، مبلغ، واحد سازمانی، سطح دسترسی یا شرایط داده‌ای.

۰۳

نسخه‌بندی فرآیند

امکان اصلاح فرآیند بدون از دست دادن کنترل روی درخواست‌های جاری و سوابق گذشته.

۰۴

SLA و Escalation

تعریف زمان پاسخ، یادآوری، ارجاع خودکار و اطلاع‌رسانی در صورت تأخیر.

۰۵

داشبورد فرآیند

مشاهده تعداد درخواست‌ها، وضعیت مراحل، گلوگاه‌ها و عملکرد واحدها.

۰۶

Audit Trail

ثبت رویدادهای مهم فرآیند، تغییر وضعیت، تصمیم‌ها، ارجاع‌ها و اقدامات کاربران.

سناریوها

چه فرآیندهایی با BPM قابل مدیریت هستند؟

حوزه نمونه فرآیند ارزش سازمانی
منابع انسانی مرخصی، مأموریت، جذب، ارزیابی و درخواست گواهی کاهش پیگیری دستی و افزایش شفافیت
مالی و اداری درخواست پرداخت، تنخواه، خرید، قرارداد و تأیید فاکتور کنترل بهتر تأییدها و کاهش خطا
فناوری اطلاعات درخواست دسترسی، تجهیزات، پشتیبانی و تغییر سامانه افزایش سرعت پاسخ و ثبت سوابق
عملیات درخواست تعمیرات، بازدید، گزارش حادثه و کنترل کیفیت استانداردسازی اجرای کارها
امنیت و حاکمیت

فرآیند سازمانی بدون کنترل دسترسی، ریسک سازمانی است.

در فرآیندهای سازمانی، فقط سرعت مهم نیست. هر مرحله باید توسط فرد مجاز انجام شود، هر تصمیم باید قابل ردیابی باشد و هر داده حساس باید در سطح درست نمایش داده شود.

در EzPortal، BPM با نقش‌ها، سطوح دسترسی، احراز هویت، ثبت رویدادها و سیاست‌های امنیتی ترکیب می‌شود.

    کنترل‌های امنیتی مرتبط

  • Role Based Access Control
  • Single Sign-On و اتصال به هویت سازمانی
  • ثبت رویداد و Audit Log
  • کنترل دسترسی به فرم، مرحله و داده
  • قابلیت انطباق با الزامات امنیتی سازمان
آیا BPM فقط برای فرآیندهای بزرگ کاربرد دارد؟

خیر. BPM برای فرآیندهای کوچک، متوسط و پیچیده کاربرد دارد. ارزش اصلی آن زمانی دیده می‌شود که تعداد درخواست‌ها، واحدهای درگیر یا سطح کنترل موردنیاز افزایش پیدا کند.

آیا BPM جایگزین اتوماسیون اداری است؟

الزاماً نه. BPM می‌تواند کنار اتوماسیون اداری قرار بگیرد و فرآیندهای ساختاریافته‌تری را برای درخواست‌ها، خدمات، تأییدها و کارهای بین‌واحدی مدیریت کند.

آیا فرآیندها قابل تغییر هستند؟

بله. یکی از مزیت‌های BPM امکان اصلاح و بهبود فرآیندها بر اساس داده واقعی، تجربه کاربران و تغییر سیاست‌های سازمان است.

آیا می‌توان BPM را به سامانه منابع انسانی یا مالی متصل کرد؟

بله. از طریق API و روش‌های یکپارچه‌سازی، فرآیندها می‌توانند با سامانه‌های HRM، ERP، CRM، مالی، اسناد و سایر سیستم‌های سازمانی تبادل داده داشته باشند.

فرآیندهای سازمان خود را از حالت پراکنده به یک چرخه قابل مدیریت تبدیل کنید

با قابلیت Business Process Management در EzPortal می‌توانید فرآیندهای سازمانی را طراحی، اجرا، پایش و بهبود دهید؛ بدون اینکه برای هر فرآیند یک سامانه جداگانه بسازید.

مشاوره